10 Dicas de Organização Financeira para Sociedades de Advogados

04/01/2017 | categorias : Gestão Financeira

publicado por:
Anderson Olímpio

A organização financeira é um fator indispensável para a viabilidade de qualquer negócio, não sendo diferente para as sociedades de advogados. É fundamental um planejamento das atividades, focada no controle das movimentações e na tomada de decisões mais assertivas em função das informações financeiras. Segue a lista com 10 dicas para você conseguir organizar as finanças do seu escritório.

1. Separe os gastos pessoais

A organização financeira do seu escritório começa no controle de certos detalhes. Desde o início do negócio, separe seus gastos pessoais dos gastos com o seu negócio. Se vai visitar um cliente, contabilize o combustível gasto. Se está almoçando a trabalho, contabilize.

O registro de todas as despesas é importante para você conseguir precificar seus honorários de forma coerente com seus custos. Não terceirize esse controle para seu contador, mesmo porque ele não vai contabilizar todas as informações relevantes para o seu completo controle financeiro.

2. Utilize um software gerenciador de contas

Para fazer seus lançamentos, é importante contar com um software que faça mais do que registrar entradas e saídas e contas a pagar e a receber.

Para um controle efetivo, você precisará de um software que cadastre contas diferentes (conta banco, conta caixa, conta investimento) e que emita relatórios gerenciais, como o de fluxo de caixa e um demonstrativo de resultados.

O controle financeiro não é um mero capricho de uma mente organizada. Os dados relativos a este gerenciamento serão usados para tomada de decisões sobre investimentos, contratações, redução de despesas, bem como para orientar a precificação do seus honorários.

3. Estabeleça um pró-labore para os sócios

O pró-labore é uma espécie de salário dos sócios. Com ele, evita-se as retiradas feitas a todo momento, comprometendo a distribuição dos lucros e o caixa da empresa.

É importante estabelecer um pró-labore realista, dentro dos parâmetros do mercado. Se os sócios executam tarefas diferentes no escritório, não há problema que o pró-labore seja diferenciado, de acordo com a complexidade da tarefa executada.

Sócio que não trabalha na administração do escritório não recebe pró-labore, apenas a sua parte na distribuição dos lucros.

4. Faça a distribuição dos lucros do escritório anual ou semestralmente

A distribuição dos lucros depende de uma precisa apuração dos resultados, levantando a diferença do faturamento do escritório com todas as despesas e custos realizadas no período. Ou seja, se não há organização financeira, a distribuição dos lucros será imprecisa e injusta.

O lucro líquido deve ser distribuído de acordo com a participação de cada um no capital social.

É um erro fazer retidadas frequentes. Para isso, existe o pró-labore. Retiradas descapitalizam o negócio e podem comprometer determinadas atividades regulares do escritório.

5. Construa um fundo de caixa

O fundo de caixa é uma provisão para situações emergenciais. Quando os lucros são divididos, uma parte é separada a título de fundo de caixa.

Essa reserva é importante para situações imprevistas e extraordinárias, podendo ser aplicada num investimento seguro, desde que de baixa liquidez.

6. Analise suas finanças toda semana ou quinzenalmente

Escolha um dia da semana para fazer isso. Aprenda a emitir e analisar relatórios de fluxo de caixa, de despesas e custos, fixos e variáveis, dos recebimentos, etc. Isso se torna mais fácil de ser feito por meio dos softwares de gestão financeira.

Mesmo que exista um sócio responsável pelo controle financeiro, ou mesmo um funcionário contratado, todos os sócios devem participar da análise das finanças. Quanto mais estas informações estiverem acessíveis, menos problemas você terá num dos momentos mais delicados de qualquer sociedade: a distribuição dos lucros.

7. Organização financeira implica em controle do fluxo de caixa

O fluxo de caixa é um relatório gerencial que informa todas as movimentações do escritório, considerando um período determinado (pode ser diário, semanal ou quinzenal, de acordo com a movimentação).

Escritórios de advocacia não costumam dar muita atenção a este item, pois ele envolve uma contabilização detalhada de todas as entradas e saídas, o que pode ser trabalhoso.

Também não é desculpa não controlar o fluxo de caixa porque a renda do seu escritório não é recorrente, com contratos mensalistas, por exemplo. O fluxo de caixa pode ajudar na descoberta de eventuais sazonalidades (férias, recessos, carnaval), períodos em que você tem mais despesas ou mais receitas.

A vantagem deste controle para a organização financeira salta aos olhos. Um escritório que consegue controlar seu fluxo de caixa por um ano, consegue fazer previsões mais seguras, evitar os riscos das sazonalidades e fazer um uso mais racional do capital disponível.

8. Calcule seus honorários a partir dos seus custos, despesas e receitas

A precificação dos honorários não pode ser calculada com base apenas no que o mercado cobra ou nas tabelas da OAB. Muitas vezes, seu negócio pode estar acima ou abaixo deste patamar.

Se os seus custos e despesas estão acima do que o mercado permite, temos um primeiro passo para se pensar como e onde diminuí-los, para que seja possível cobrar honorários mais realistas.

Por outro lado, se os seus custos são baixos, isso não impõe a necessidade de baixar o valor dos honorários. Você pode implementar estratégias de precificação mais arrojadas, aumentando seus custos para entregar mais benefícios aos seus clientes.

A saída para honorários que não cobrem seus custos será implantar um programa de controle de custos, tentando descobrir se o seu dinheiro está indo para operações que não trazem receitas para seu negócio.

9. Negocie com seus fornecedores

Numa programa de redução de custos, você terá que renegociar com seus fornecedores. Isso deve ser feito antes de qualquer ação que implique na prestação de um serviço que entregue menos benefícios ao cliente.

E nem pense em baixar seus honorários. Isso é uma medida extrema, que deve ser a sua última alternativa.

Fornecedor vai da empresa que presta o serviço de leitura do Diário de Justiça ao escritório de contabilidade que te atende. Explique a eles que o seu escritório precisa fazer uma drástica redução de custos, buscando melhores preços ou condições de pagamento mais favoráveis. Caso contrário, terá que abrir mão dos serviços.

10. Capacite sua equipe

Há um sem número de cursos e materiais na Internet, gratuitos e pagos, que podem ajudar a sua equipe a fazer uma boa gestão financeira do seu escritório. Nem só de cursos jurídicos vive um bom advogado.

Se está pensando numa Pós-Graduação ou um treinamento, há várias opções no mercado dedicadas a assuntos corporativos que podem ajudar bastante o seu escritório, principalmente na mudança cultural necessária para assumir os negócios de maneira profissional.

Links de softwares de gestão financeira para escritórios

Nibo – Controle financeiro para empresa de serviços, com matriz especializada em escritórios de Advocacia, com uma interessante ferramenta de antecipação de custas processuais dos clientes, conta com 15 dias para teste gratuito;

Conta Azul – Sistema bem robusto, com bastante integrações, conta com teste gratuito, se posicionando como uma solução para prestadores de serviços e comércio em geral;

Zero Paper – Sistema focado em prestadores de serviços, conta com uma versão versão gratuita (mais limitada) e de fácil manuseio.


Fonte: http://www.arquivodireito.com.br/organizacao-financeira/

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